粤开大教务函〔2020〕40号

各市、县开放大学（广播电视大学），各合作办学学院（分校），广东开放大学各学院、学习支持服务中心：

为进一步加强学籍档案管理工作，充分发挥学生学籍档案在学生教育、管理与就业中的作用，实现学籍档案管理的标准化、规范化、科学化，结合学校目前档案管理工作实际情况，现将有关要求通知如下：

一、学籍档案建档

新生获得入学资格后，由分校教务管理部门对新生材料进行初步整理，在新生入学当学期内完成“学生个人学籍档案”（以下简称档案）的建立，一人一档。新建档案应包含录取通知书、报名登记表、学生学籍卡等材料。各分校须指定专门人员担任档案管理员统一管理，有固定独立区域存放档案。

二、学籍档案管理

学生在校期间一旦发生学籍变化（如学籍异动、信息修改、学籍注销等），档案管理员须如实填写学生学籍卡并及时整理、归档相关纸质材料。所有归档材料必须是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖分校公章。

各分校须尽快通知及召集2018秋季后（含2018秋季）入学的在籍生补填学籍卡，在2021春季学期结束前完成整理工作。

三、毕业生档案管理

学生毕业时，除学籍卡外的其他档案统一封装盖章后移交给学生，由学生自行报送至单位或者相关档案主管部门。学籍卡则由档案管理员统一整理、归档，省校定期进行抽检。

注意：档案移交时，应在学籍卡注明档案交接双方经办人姓名，经核对无误后履行签字手续。

针对往届毕业生，请各分校自行整理学生档案，补填学籍卡内容，在2021春季学期结束前完成整理工作。

相关问题请咨询省校教务处开大教务管理科。

联系人：金丽佳

联系电话：020-83503390

附件：广东开放大学学生学籍卡（略）

广东开放大学教务处

2020年11月4日